Wśród aplikacji wykorzystywanych w kompleksowym systemie, jakim jest ecm, ważnym aspektem jest zarządzanie dokumentami i danymi, informacjami, dostępem do nich. Moduł o nazwie DMS, czyli document management system, umożliwia efektywne procesy obiegu dokumentów, wyszukiwania, klasyfikacji oraz szybkiego dostępu do istotnych danych. Jest to również aplikacja, która umożliwia zorganizowanie tzw. workflow, czyli przepływu dokumentów wewnątrz całego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego rozmiarów.

W dobie rosnącej ilości informacji, danych, dokumentacji, które są częścią działalności każdej firmy, organizacji, koncernu, ale także małych i średnich przedsiębiorstw, ogromne znaczenie mają nowoczesne systemy, zapewniające zarządzanie wieloma procesami. Chociażby takimi jak wprowadzanie danych, ustalanie dostępu, obieg dokumentów, jak również skuteczny oraz bezpieczny system archiwizacji. W nowatorskich i zaawansowanych rozwiązaniach takich jak ecm, mamy do czynienie z kompleksowo działającymi aplikacjami w każdym z tych sektorów.

Systemy informatyczne, innowacyjne rozwiązania zapewniające skuteczne administrowanie danymi, zasobami, dokumentacją, takie jak ecm, crp, to sprawnie działające moduły, odpowiadające za poszczególne obszary działania firmy. Mogą być wykorzystywane w dużych koncernach, jako cały, zaawansowany system. Niektóre, mniejsze firmy będą zainteresowane tylko niektórymi aplikacjami. Zaletą systemów takich jak np. enterprise content management, jest m.in. możliwość konfiguracji dla konkretnego klienta, który będzie korzystał z interesujących go modułów np. odpowiadających za tzw. workflow czyli przepływ i obieg dokumentacji.

Obecnie coraz częściej wykorzystywane systemy informatyczne, to także nowe pojęcia, również w zakresie prawa. Jednym z nich jest na przykład elektroniczny dokument, który jest określany na wiele sposobów, w zależności od kontekstu i zagadnienia. W związku z występowaniem i powszechnym zastosowaniem tej formuły, konieczne jest także weryfikowanie sposobów archiwizowania i sprecyzowanie norm, wymogów i przepisów w zakresie przechowywania, zabezpieczania i tzw. e-archiwizacji.